Cómo la gestión de impresiones aumenta la competitividad

Dentro de la gestión de impresiones de una empresa entran el registro y planificación de mantenimientos, ubicación de dispositivos en la oficina, y otros. Llevar una buena gestión de impresiones permitirá un ahorro de hasta un 25% de gasto en impresiones, y aumentará la competitividad del equipo de trabajo.

Muchas veces la empresa posee los equipos de impresión como una parte más de la oficina. Sin reparar en los costos que conlleva el mantenimiento, los insumos o los peligros de la falta de seguridad de los documentos. Aplicar políticas de impresión permitirá el ahorro. Se trata de controlar la cantidad de impresiones, eliminar las impresiones innecesarias, adelantarse a la falta de insumos, etc…

Cómo aplicar una política de gestión de impresiones

Entre los puntos que se deben tener en cuenta, que afectan directamente al coste de impresiones, podemos nombrar los siguientes:

• Período de mantenimiento de cada dispositivo.
• Ubicación de los dispositivos.
• Asistencia técnica.
• Costes ocultos.
• Software de control de impresión.
• Digitalización de archivos.
• Etc.

Si se descuidan estos puntos, se podrían generar pérdidas y disminución de productividad. A veces, un cambio de ubicación de un dispositivo dentro de la oficina permite ganar tiempo al imprimir. Posibilidad de envío de documentos por dispositivos móviles a través de wifi es otra forma de ahorrar. Por lo tanto un cambio en el equipo de impresión también puede ayudar a disminuir los costos.

Los software de gestión de impresiones también permiten limitar la cantidad de impresiones de un equipo, disminuyendo las impresiones innecesárias. Desconocer los costos de impresión lleva a imprimir a color cuando se puede imprimir en blanco y negro, a imprimir dos páginas en dos hojas en vez de hacerlo en una doble cara. Se debe asegurar que se cumplen las reglas establecidas. Sólo así se podrá estar frente a una política de gestión de impresiones realmente efectiva.

En Excel Copiers, ofrecemos el servicio de alquiler de equipos de impresión. Realizamos el asesoramiento sobre los equipos más eficientes en función de las necesidades. Incluye la reposición de insumos y repuestos, servicio técnico y control de mantenimiento. Todo esto, ayuda en gran parte a llevar una gestión de impresiones y a controlar los gastos de impresión.