Factores a tener en cuenta para elegir la mejor impresora para su empresa

La diversidad de impresoras en el mercado, con multiplicidad de características, hace que lo que parecía una elección simple se convierta en un desafío de conocimiento. En este artículo conoceremos los factores a tener en cuenta para elegir la impresora ideal para su empresa.

Hay empresas que van a necesitar impresora, escáner, fax y copiadora, otras tienen la necesidad de imprimir imágenes con altísima calidad, y también están aquellas que tienen un gran volumen mensual de impresión. Para cada uno de estos escenarios se necesitan equipos con tecnologías diferentes. Y la mejor opción para todas ellas es aquella que presenta el mejor costo-beneficio, con calidad y eficiencia, potenciando la capacidad de su negocio.

Tipos de Impresora

Vamos a comenzar por el principio, los dos tipos de impresora que se encuentran en el mercado se dividen por la tecnología de impresión que utilizan: Impresión a láser e Impresión a chorro de tinta.

Las impresoras a chorro de tinta son ideales para empresas chicas y usos hogareños, ya que la inversión es menor, tanto en los equipos como en los insumos y repuestos. Para necesidades mayores una impresión láser es la opción adecuada, ya que permite trabajar con otros tipos de papeles, una calidad superior, velocidad de impresión mayor y mayor durabilidad de la impresión.

Dentro de cada una de estas categorías, hay diferentes características entre cada modelo de impresora. Las necesidades de cada empresa hará que pese más alguna que otra, vamos a conocer cuáles son los factores a tener en cuenta para elegir la mejor impresora.

Comprar o alquilar

Antes de ver las características a las que debemos prestarle atención en cada modelo, no podemos dejar de tener en cuenta que (de acuerdo a las necesidades) puede ser conveniente comprar o alquilar las impresoras. Al principio parece que comprar es una buena inversión, pero no se piensa en los gastos de suministros, mantenimiento y, lo que es peor, la renovación, son procesos que cuestan muy caro. Comprar una impresora significa que la empresa será responsable de la gestión de la impresión y los insumos y repuestos. Por eso, independientemente de ser una pequeña o gran empresa, conozcamos las ventajas que son las mismas.

La principal ventaja es que la empresa que ofrezca el servicio pueda garantizar que los equipos funcionen todos los días. Además de la renovación de equipos de impresión, su empresa va a economizar en gastos de insumos y repuestos. Además los equipos obtendrán asistencia técnica y mantenimiento correctivo y preventivo. Si un equipo se daña, podrá obtener otro equipo que trabaje en su lugar mientras dure la reparación, así no perderá tiempo de trabajo. Por último, además del alquiler, la empresa ofrece asesoramiento y gerenciamiento de sistema de impresión completo.

Para más información sobre este tipo de servicios visite el siguiente link.

Resolución de impresión

La primer característica a tener en cuenta es la resolución de impresión. La resolución de una imagen se mide en cantidad de pixels por pulgada (ppp). Básicamente, mientras más resolución de impresión tenga, mayor nitidez en las imágenes vamos a conseguir. Esto puede ser importante para empresas que trabajen con imágenes, en donde es recomendado un modelo que permita impresiones de 600ppp a 1200ppp.

Las impresión con una resolución mayor a 1200ppp son utilizadas por fotógrafos profesionales. Mientras que una empresa que imprima mayoritariamente textos se puede escoger una impresora que alcance los 300ppp.

Volumen de impresión

Para definir el modelo de impresora que necesita, es importante realizar una estimación de la cantidad de impresiones que su empresa demanda mensualmente. Exceder el límite indicado en el modelo puede traer problemas mecánicos rápidamente.

Para empresas con gran volumen de impresión las impresoras láser son las indicadas. Además de la alta calidad y velocidad de impresión, el tiempo de secado de la tinta es menor. Por otra parte, las impresoras a chorro de tinta pueden significar una inversión menor en equipos y cartuchos, aunque a su vez los tóner van a imprimir menor cantidad de páginas. Son indicadas para empresas con bajo volumen de impresión.

Claro que éstas no son reglas absolutas, lo ideal es que un asesor pueda estudiar cada caso en particular para ayudarlo en su elección.

Formato de papel

Los equipos de impresión son específicos para imprimir formatos predefinidos, por eso hay que pensar en las necesidades de impresión de la empresa. Si la impresora se utilizará para imprimir documentos A4 o también A3, eso será un dato a tener en cuenta para medir la capacidad de formatos de impresión que permite la impresora.

Esto resulta muy importante, ya que las impresoras jamás podrán imprimir documentos en formatos de papel no soportados.

Color

Hay impresoras de impresión monocromática para imprimir solamente en blanco y negro. Puede que la empresa necesite trabajar con impresiones a color, con lo cual el modelo a elegir tendrá que poseer la opción de impresión a color. Sugerimos la opción a color sólo si es necesario, ya que la opción en blanco y negro reduce la inversión inicial y el coste de impresión.

Infraestructura de red

Normalmente las impresoras se conectan en red a través de HUBs, switches ou roteadores. Aunque hay ocasiones en que los equipos se conectan directamente por WiFi. Esto no significa que necesite buscar equipos de impresión con WiFi nativos, puede utilizar adaptadores WiFi de los fabricantes que le hará ahorrar a la hora de poseer esa característica en sus equipos.

Es importante saber si la estructura de su empresa está preparada para la instalación y gestión de los equipos de impresión. Puede asesorarse con la empresa de equipos de impresión para conocer las necesidades en infraestructura que requiere cada equipo.

Funcionalidades adicionales

Además de imprimir, cada modelo puede cumplir ciertas funciones adicionales. Copias de documentos, envíos de fax, o escáner son algunas de las más conocidas. Otras características pueden ser la interfaz de uso, facilidad de instalación o posibilidades de expasión de bandejas de alimentación. Esto definirá si el equipo que necesita es una copiadora o tal vez una multifunción.

Insumos y repuestos

Si bien no es un requisito en lo que es la capacidad de una impresora, sí influye en el factor económico de la misma. El uso de insumos y repuestos originales es lo que va a garantizar el correcto funcionamiento del equipo. Insumos genéricos compatibles pueden ser más baratos pero las impresiones perderán calidad.

Además, a la larga terminarán acotando la vida útil del equipo, ya que ellos están preparados para trabajar con productos de la misma calidad del fabricante. Otro tipo de productos pueden causar fallas mecánicas. Por lo tanto, también es importante conocer valores y disponibilidad de los insumos y repuestos originales.

Conclusión

Para finalizar, hemos preparado, de acuerdo a lo visto y a modo de resumen, las preguntas que debe hacerse a la hora de adquirir un equipo de impresión:

• ¿Cuál es el volumen de impresión?
• ¿Cuál es la resolución de impresión mínima?
• ¿Cuál será el tamaño de impresión predominante?
• ¿Será impreso solamente blanco y negro o también a color?
• ¿Las impresoras necesitan de alguna funcionalidad extra?
• ¿Cuáles son los requisitos de red?
• ¿Cuál es la disponibilidad y precio de los insumos y repuestos de las marcas?
• ¿Cuál es el presupuesto para alquilar los equipos, nuevos y usados?

¡Contáctenos que con mucho gusto le ayudaremos a responder estas y otras dudas que tenga a la hora de renovar los equipos de impresión de su empresa!